Panduan Pusdatin Pramuka Kota Depok

Alur registrasi Gudep

1. Cara daftar dan masuk — Admin Gudep

A. Mendaftar

Cara 1 — mendaftar sendiri

1. Buka halaman Pusdatin, bagian Daftar Akun Gudep.
2. Isi formulir:
   • Nama Gudep (wajib), mis. SDN Depok 1
   • Nomor Gudep (nomor gugusdepan), mis. 02071-02072
   • Nama admin Gudep (wajib) dan Alamat email admin (wajib)
   • Nomor NTA admin — nomor tanda anggota milik admin; kosongkan bila belum punya
   • Nama akun Instagram Gudep dan Link profil Instagram Gudep (wajib), mis. pramukasdn1depok dan https://www.instagram.com/pramukasdn1depok
   • Kwarran (kecamatan) (wajib) — kecamatan tempat Gudep berada
   • Alamat sekretariat atau sanggar bakti
   • Nomor WhatsApp admin Gudep — penting: ke nomor inilah notifikasi dari Kwarran dikirim
   • Nama pengguna dan Kata sandi (wajib), lihat aturan di bawah
3. Klik Kirim Pendaftaran. Akan muncul pemberitahuan bahwa pendaftaran diterima.
4. Status akun awal adalah Menunggu. Anda sudah bisa masuk dan mengisi data, tetapi data baru dihitung pada grafik setelah Kwarran menerima/memverifikasi.

Cara 2 — didaftarkan Kwarran

Admin Kwarran membuka menu Gudep → + Tambah akun Gudep. Akun yang dibuat Kwarran langsung terverifikasi. Anda menerima nama pengguna dan kata sandi dari Kwarran, lalu cukup masuk.

B. Masuk

1. Buka Masuk Akun Gudep (atau /admin/).
2. Isi nama pengguna dan kata sandi, klik Masuk.
3. Menu: Data Keanggotaan (halaman utama, berisi Alur Registrasi Gudep), Anggota & KTA, Notifikasi, Kedai, Profil Gudep.
4. Untuk keluar, klik Keluar di kiri bawah. Sesi login berlaku 12 jam.

Lupa kata sandi? Minta Kwarran Anda mengganti lewat menu Gudep, tombol Sandi pada baris Gudep Anda.

2. Cara daftar dan masuk — Admin Kwarran

A. Registrasi

Akun Kwarran tidak mendaftar sendiri. Akun dibuat oleh admin Kwarcab (Pusdatin), satu akun untuk tiap kecamatan.

1. Hubungi Pusdatin lewat WhatsApp 0896-5004-1023, sebutkan nama Kwarran (kecamatan).
2. Admin Kwarcab membuka menu Akun Kwarran, mengisi Kwarran (kecamatan), Nama pengguna, dan Kata sandi, lalu klik Buat akun.
3. Anda menerima nama pengguna dan kata sandi tersebut.

B. Masuk

1. Buka /admin/, isi nama pengguna dan kata sandi, klik Masuk.
2. Menu Kwarran: Dasbor Kwarran, Data Keanggotaan, Gudep, Anggota & NTA, Notifikasi, Kedai, Profil Kwarran.

C. Yang dilakukan pertama kali

1. Profil Kwarran — isi alamat sekretariat, tautan Google Maps, nama akun dan link profil Instagram Kwarran (wajib; tampil di kartu Kwarran pada situs), dan Nomor WhatsApp admin Kwarran. Nomor ini wajib terisi agar Anda menerima notifikasi WhatsApp ketika Gudep mengirim data.
2. Memeriksa data Gudep — buka Gudep. Kolom Data dikirim menandai Gudep yang sudah mengirim dan Perlu diperiksa. Periksa data Gudep, lalu klik Terima data (Verifikasi), atau Minta perbaikan dan tulis apa yang salah atau kurang.
3. Tambah akun Gudep — bila Gudep belum punya akun: + Tambah akun Gudep. Tombol Sandi untuk mengganti kata sandi Gudep.
4. Data Keanggotaan — rekap otomatis wilayah, input langsung bila perlu (lihat bagian 3), dan data organisasi Kwarran. Klik Simpan semua data.
5. Anggota & NTA — setujui pengajuan NTA dari Gudep (bagian 4).

Lupa kata sandi? Hubungi admin Kwarcab (Pusdatin) untuk mengganti.

3. Cara mengisi data Pramuka (Admin Gudep)

Data keanggotaan mengikuti formulir Model 01/Gudep/PP (SK Kwarnas 145 Tahun 2021). Halaman Data Keanggotaan dibuka dengan kartu Alur Registrasi Gudep yang menunjukkan langkah mana yang sudah selesai.

1. Isi jumlah peserta didik (bagian 1) — dipakai untuk mencocokkan dengan anggota yang didaftarkan:
   • Jumlah anggota aktif tiap golongan (Siaga, Penggalang, Penegak, Pandega): Pa = putra, Pi = putri; juga Garuda, Teladan, dan keterangan.
   • Tingkat TKU; SKK (Purwa, Madya, Utama) untuk Penggalang, Penegak, Pandega.
2. Daftarkan tata kelola organisasi (bagian 2–6):
   • Pembina: jumlah per golongan, pendidikan kepramukaan (belum kursus, orientasi, KMD, KML), dan Daftar Pembina (nama, tempat/tanggal lahir, tugas, pendidikan; klik + Tambah baris).
   • Majelis Pembimbing (Mabigus): jumlah Pa/Pi dan daftar nama beserta jabatan.
   • Jadwal latihan, keikutsertaan di Saka & Dewan Kerja, sarana dan prasarana, dana.
   • Tempat dan tanggal laporan serta Data sampai dengan (bulan).
3. Klik Simpan data keanggotaan di bagian paling bawah. Muncul pesan Data tersimpan.
4. Pastikan Profil Gudep lengkap (nama admin, email, nama akun dan link Instagram, nomor Gudep).
5. Lanjut ke Anggota & KTA untuk mendaftarkan nomor tanda anggota (bagian 4).
6. Terakhir klik Kirim ke Kwarran (di kartu Alur Registrasi). Admin Kwarran mendapat notifikasi WhatsApp.

Status kesesuaian jumlah (Kurang / Lebih)

Di bawah kartu Alur Registrasi ada kartu Kesesuaian jumlah data. Setiap data yang punya jumlah dibandingkan dengan rinciannya:

• Jumlah peserta didik tiap golongan ↔ anggota yang didaftarkan di Anggota & KTA, dan ↔ jumlah semua tingkat TKU; Garuda dan Teladan tidak boleh melebihi peserta didik.
• Jumlah pembina ↔ Daftar Pembina, ↔ pendidikan kepramukaan (belum kursus + orientasi + KMD + KML), ↔ anggota golongan Pembina.
• Jumlah Mabigus ↔ Daftar Mabigus.

Statusnya: Sesuai bila jumlah sama dengan rincian, Kurang N bila rincian kurang dari jumlah (data belum lengkap), Lebih N bila rincian melebihi jumlah. Status diperbarui setelah Anda menyimpan. Kwarran melihat hasilnya di kolom Kesesuaian daftar Gudep, dan pesan “Kirim ke Kwarran” menyebut jumlah selisihnya.

Gudep belum punya akun? Admin Kwarran dapat mengisi jumlahnya di Data Keanggotaan → Input langsung data keanggotaan Kwarran. Jangan mengisi ganda untuk Gudep yang sudah punya akun, agar jumlah tidak terhitung dua kali.

4. Cara pengajuan NTA dan KTA

NTA (Nomor Tanda Anggota) Gerakan Pramuka Kwarcab Kota Depok berformat aabb.cc.ddmmyy.xxxxxx, contoh 0922.05.241225.000001:

KTA (Kartu Tanda Anggota) adalah kartu bernomor NTA lengkap dengan pasfoto dan QR. Gudep hanya mengisi data dan foto; nomor NTA dibuat oleh Kwarran.

Langkah 1 — Gudep mengisi data dan foto

1. Masuk, buka menu Anggota & KTA, klik + Tambah anggota.
2. Isi Nama lengkap, Tempat lahir, Tanggal lahir, Golongan (wajib); Golongan darah dan Email (opsional).
3. Unggah Pasfoto: foto setengah badan, wajah jelas. Latar belakang dihapus otomatis; tunggu sampai muncul “Foto siap”. Pertama kali butuh internet untuk mengunduh model ±25 MB.
4. Klik Simpan anggota. Anggota tersimpan sebagai Belum dikirim (draf). Tambahkan anggota lain dengan cara yang sama.
5. Setelah semua lengkap, klik Kirim ke Kwarran. Status menjadi Diajukan dan admin Kwarran mendapat notifikasi WhatsApp.

Langkah 2 — Kwarran memeriksa dan memberi nomor

1. Buka menu Anggota & NTA. Angka pada menu adalah jumlah pengajuan yang menunggu.
2. Periksa data dan foto tiap pengajuan (klik Ubah bila ada yang perlu dikoreksi).
3. Bila benar, klik Setujui & beri NTA. Nomor NTA terbit otomatis, tanggal terbit hari itu, masa berlaku mengikuti pengaturan (bawaan 5 tahun). Untuk banyak pengajuan sekaligus: Setujui semua yang tampil. Admin Gudep otomatis diberi tahu (notifikasi aplikasi dan WhatsApp).
4. Bila ada data yang salah atau kurang, klik Minta perbaikan dan tulis catatannya (mis. “foto kurang jelas”). Admin Gudep diberi tahu beserta catatannya.

Langkah 3 — Gudep melihat hasil

• Disetujui — nomor NTA muncul, gambar KTA tampil di baris anggota (tanda NTA sudah jadi), dan tombol Kartu aktif. Identitas pada kartu sama dengan yang Anda isi saat mengajukan.
• Perlu perbaikan — catatan Kwarran tampil di kolom Status. Klik Perbaiki, simpan, lalu Kirim ke Kwarran lagi.

Langkah 4 — Mencetak KTA

1. Klik Kartu pada anggota yang sudah disetujui.
2. Pilih Cetak (ukuran kartu 85,6 × 54 mm), Unduh PNG, atau Salin tautan QR.
3. Untuk banyak kartu: centang beberapa anggota lalu klik Cetak kartu terpilih (satu lembar A4 memuat beberapa kartu).

QR pada kartu bila dipindai dengan kamera HP membuka halaman verifikasi: foto kartu, nama, nomor NTA, golongan, Gudep, Kwarran, serta status masih berlaku atau berakhir. Email, golongan darah, dan tanggal lahir tidak ditampilkan.

Catatan penting

• Kartu yang sudah disetujui hanya Kwarran yang dapat mengubah, menghapus, atau mencabut. Mengubah tanggal lahir setelah disetujui ikut mengubah bagian ddmmyy pada nomor.
• Kwarran juga dapat menambah anggota langsung (nomor terbit saat disimpan) tanpa menunggu kiriman Gudep.
• Admin Kwarcab mengatur kartu di menu Pengaturan Kartu: nama Ketua, kota cetak, masa berlaku, alamat situs untuk QR, kode tiap Kwarran, tanda tangan, dan stempel.

5. Notifikasi dan WhatsApp

• Dalam aplikasi: semua notifikasi muncul di menu Notifikasi (angka merah = belum dibaca).
• WhatsApp: dikirim ke Nomor WhatsApp admin Gudep (Profil Gudep) dan Nomor WhatsApp admin Kwarran (Profil Kwarran). Pastikan nomor itu terisi.
• Gateway otomatis: bila admin Kwarcab sudah mengaktifkan gateway WhatsApp (menu Notifikasi WhatsApp), pesan terkirim sendiri. Bila belum, setelah tindakan muncul tombol WhatsApp ke … berisi pesan siap kirim; klik, lalu tekan kirim di WhatsApp Anda.